Ön muhasebe programı her işletmenin ihtiyacı olan, gelir gider hesap takipleri, fatura kesme, stok ve cari hesap takipleri yapmasına olanak tanıyan programlardır. İster küçük bir işletme olsun isterse de büyük bir işletme ön muhasebe programına her zaman ihtiyaç duyulmaktadır. İşletmenin tüm işlemleri ön muhasebe programı üzerinden yürütülmekte olup işletme ile ilgili tüm raporlamalarda ön muhasebe programı sayesinde elde edilmektedir. Peki, ön muhasebe programı özellikleri nelerdir?
Ön Muhasebe Programı Özellikleri Nelerdir?
Ön muhasebe programında bir şirketin tüm dinamiklerinin kayıt altına alınabilmesi önemlidir. İster online ön muhasebe programı olsun isterse de şirketlerin kendi serverlarında kurulan ön muhasebe programlarında bulunması gereken pek çok özellik vardır. Bu özelliklerin pek çoğu ortak ve gerekli özellikler iken bir kısmı da firmalara özel ek özelliklerdir.
Veri Güvenliği
Ön muhasebe programında en önemli özellik veri güvenliğidir. Kayıt altına alınan verilerin güvenli bir şekilde kayıt edilmesi ve kaydedilen verilere istenildiği anda ulaşılabilir olması gereklidir. Bu da sağlam ve güvenlikli bir database alt yapısı gerektirir. Ön muhasebe programının temelini oluşturan database yapısı doğru bir şekilde yapılandırılırmış ise kayıt edilen verilerin güvenliği, ön muhasebe tarafından doğru bir şekilde kullanılabilirliği sağlanmış olacaktır.
Kullanım Kolaylığı
Ön muhasebe programlarının en temel özelliği işletmelerin personel üzerindeki iş yükünü azaltması ve zamanını verimli bir şekilde kullanmasını sağlamasıdır. Ancak kullanması zor olan karmaşık yapıya sahip bir ön muhasebe programı hem personelin iş yükünü arttıracak hem de muhasebe işlemlerinin doğru bir şekilde yapılmasını zorlaştıracaktır. Bu nedenle bir ön muhasebe programı kullanıcı açısından oldukça kolay ve anlaşılabilir bir kullanıma sahip olmalıdır. Üstelik öğrenmesi ve kullanması kolay olan ön muhasebe programı sayesinde nitelikli ön muhasebe elemanı ihtiyacınızda karşılamak kolay olacaktır.
Çoklu Kullanıcı ve Kullanıcı Yetkilendirmesi
Ön muhasebe programının özellikle personel sayısı yüksek olan firmalar için çoklu kullanıcı yapısına uygun olması önemlidir. Çoklu kullanıcı ile birlikte kullanıcı yetkilendirme özelliği de bulunması kesinlikle olmazsa olmazlar arasında yer alır. Zira her kullanıcının şirket içerisindeki yetkisi ve erişim yapabileceği muhasebe bölümleri farklılaşabilir. Kullanıcı yetkileri modül erişimi, düzeltme, silme ya da sadece kayıt şeklinde düzenlenmiş ise ön muhasebe programını kullanacak olan her bireyin işlem güvenliği de sağlanmış olacaktır.
Modüller Arası Entegrasyonun Olması
Ön muhasebe programlarında stok, cari, fatura, banka ve çek/ senet modülleri temel modüllerdir. Bu modüller haricinde banka, üretim ve pazarlama hatta halkla ilişkiler yönetimine kadar çok çeşitli ek modüllerde bulunmaktadır. Temel modül üzerinden konuşacak olursak bir fatura kesildiği zaman sistem entegrasyonu aynı zamanda hem ürünlerin stoktan düşme işlemini hem de cari hesabın borçlandırılma işlemini gerçekleştirmektedir. Modüller arası entegrasyon işlemlerin hem hızlı hem de doğru ve eksiksiz bir şekilde gerçekleşmesinde önemli rol oynamaktadır.
Raporlama Özelliği
Ön muhasebe programlarının en sevilen özelliklerinden biri raporlama özelliği olmaktadır. Zira tek bir tuşa basarak çok hızlı bir şekilde ayrıntılı raporlara erişilebilmektedir. Ön muhasebe programı, depo bazında stok raporu, stok yaşlandırması, cari borç alacak listesi, cari hesap yaşlandırması, tahsil edilecek çek ya da senetler ya da kasa raporu gibi temel raporlamalar sunmaktadır. Bu temel raporlamalar haricinde sistem tarafından çok daha ayrıntılı raporları kullanabileceğiniz gibi kendi özel raporlamalarınızı da yapabilirsiniz.
Ön muhasebe ile E-Fatura Entegrasyonu
Pek çok firmanın e-fatura kullanımına geçmesi ile birlikte ön muhasebe programlarının olmazsa olmaz özellikleri arasında e-fatura entegrasyonunu da ilave edebiliriz. Tekrar tekrar işlem yapma yükünü her adımda hafifletmeye çalışan ön muhasebe programları e-fatura entegrasyonu sayesinde firmaların işlemlerini oldukça kolaylaştırmaktadır. Ön muhasebe programı üzerinden yapılacak fatura kesim işlemi ile birlikte hem e-fatura ’ya kayıt işlemi de gerçekleştirilmiş olacak hem de e-fatura üzerinden müşteriye faturanın iletilmesi işlemi tamamlanacak.
Ön Muhasebe Satış Sonrası Hizmetleri
Eğitim İmkânı
Bir ön muhasebe programı satın alacaksanız program ile ilgili ön eğitimin mutlaka verilmesi gereklidir. Her muhasebe programının temel işleyişi aynı mantıkta olsa da yapılandırma ve menüleri farklı olacaktır. Ayrıca her muhasebe programında kullanılan kısa kodlar işlem yapan personelin hızlı bir şekilde çalışmasında etkili olmaktadır. Bu nedenle satış sonrası sunulacak eğitim imkânı ön muhasebe programı ek hizmetleri arasında yer alması gerekmektedir.
Teknik Destek Hizmeti
Her yazılımda dönem dönem sorunlar olabileceği gibi çeşitli aralıklar ile güncelleme gerekliliği olabilmektedir. Yaşanılacak problemlerde ya da ek hizmet talepleri için satış sonrası destek hizmeti verilmesi gerekmektedir. Böyle bir durumda 7 gün 24 saat erişim sağlayabileceğiniz teknik destek ekibi ön muhasebe işlemlerinizin aksamadan yürütülmesinde büyük bir öneme sahiptir.
Kişiye Özel Yazılım Desteği
Şirketlerin ihtiyaçları ve yapılanmaları her geçen yıl farklılaşabilmektedir. İlk dönemlerde almış olduğunuz temel özelliklerde ön muhasebe programı yeterli gelmeyip şirketinize özel ihtiyaçları karşılayacak özel yazılım desteğine ihtiyaç duyabilirsiniz. İşte tüm bu nedenler ile ön muhasebe programı gerektiğinde ek modüller ile desteklenecek yapıda olduğu gibi satın aldığınız yazılım firması da size bu imkânları sunabilecek olmalıdır.
